Як влаштоване зберігання даних в українських архівах і як там шукати інформацію

Українські архіви є важливим джерелом історичних документів, що зберігають інформацію про минуле нашої країни та її жителів. На цій сторінці ми розглянемо, як влаштоване зберігання даних в українських архівах і як шукати інформацію.

Про архіви

Система українських державних архівів складається з 9 центральних, 24 обласних та 13 галузевих, державного архіву АР Крим та державних архівів міст Києва і Севастополя, а також 129 архівних відділів РДА. На зберіганні в державних архівах знаходиться понад 86 млн справ (включаючи кіно-, фото- та фонодокументи) Національного архівного фонду від XІІІ до XXI століть.

Зберігання даних в українських архівах

Опис: Державні архіви України зберігають величезну кількість документів, що охоплюють різні періоди історії. Архіви розподілені за тематичними та географічними ознаками, що полегшує пошук інформації.

Основні типи документів:

  • Метрики та реєстри народження, шлюбу та смерті.
  • Церковні записи.
  • Земельні книги та кадастрові документи.
  • Переписи населення.
  • Воєнні документи та списки репресованих.
  • Особисті архіви та листування.

Організація архівних колекцій

Документи в архівах організовані у логічні масиви – фонди та колекції. У межах фонду зберігається певним чином систематизована документація, що була створена у результаті діяльності установи, організації чи підприємства або персони (фонди особового походження). Колекції, як правило, містять тематично однорідні матеріали.

Ідентифікація документа

Матеріали в середині фондів (колекцій) поділено на описи – групи справ, створені за тематичним, хронологічним та іншими принципами. Основною одиницею описання та зберігання є справа, яка може містити один документ (наприклад, мапа, щоденник, універсал, лист тощо) або їхню сукупність, створену, як правило, у діловодстві й об’єднану однією темою. З метою ідентифікації, кожній справі присвоєно шифр, який складається з номерів фонду, опису та власне справи і є унікальним в межах одного архіву. Наприклад, фонд 5, опис 2, справа 346. Номери фондів у державних архівах областей також містять літери, що означають належність до певного періоду або вказують на походження матеріалів, наприклад: П – партійні, Р – радянські.

Як шукати інформацію в українських архівах

Онлайн-пошук: Багато архівів України оцифровують свої фонди і роблять їх доступними для пошуку через інтернет. Наприклад, Державні архіви України мають зручний онлайн-каталог, де можна шукати документи за різними критеріями. Знайшовши потрібну вам справу ви можете знайти її оцифровану копію, або якщо вона не оцифрована, ви можете звернутись безпосереднь у відповіну установу для створення і отримання її цифрової копії(Якщо спрова не має цифрової версії то з вас можуть стягнути символічну плату за це).

Основні кроки пошуку:

  1. Визначте ключові дані: Почніть з базової інформації про особу, яку ви шукаєте, як-от ім’я, прізвище, дата і місце народження.
  2. Виберіть відповідний архів: Визначте, до якого архіву можуть належати потрібні вам документи. Це може бути регіональний архів або архів конкретної установи.
  3. Використовуйте онлайн-каталоги: Скористайтеся онлайн-каталогами архівів для попереднього пошуку документів або їх писами що зазвичай доступні на сайті.
  4. Замовте копії документів: Якщо ви знайшли потрібні документи, замовте їх копії через сайт архіву або зв’яжіться з архівом для отримання додаткової інформації.

Поради для ефективного пошуку

  • Використовуйте різні варіанти написання імен та прізвищ: Імена та прізвища можуть мати різні варіанти написання в залежності від мови та епохи.
  • Шукайте в різних архівах: Інформація може бути розподілена між кількома архівами, тому не обмежуйтесь лише одним джерелом.
  • Консультуйтеся з архівістами: Якщо у вас виникли труднощі з пошуком, зверніться до працівників архіву за порадою.